Getting Things Done #2

Chapter 2: Getting Control of Your Life: Mastering the Five Stages of Workflow

David Allen (DA) ได้เกริ่นถึงโครงสร้างของ Getting Things Done® (GTD®) ไว้ในบทนี้ โดยกุญแจนำไปสู่ความสำเร็จของการทำ GTD® คือเราจะต้องมั่นใจว่าทุก input ผ่าน 5 ขั้นตอนนี้

  1. รวบรวมทุก input ไว้ในที่เดียวกันทั้งหมด
  2. คิดว่า input นี้คืออะไร ต้องทำอะไรถึงจะสำเร็จมันได้
  3. จัดการพวกมันซะ
  4. ทบทวนว่าต้องทำอะไรก่อน
  5. ทำมันซะ

DA ชี้ให้เห็นว่า คนส่วนใหญ่มักเกิดความผิดพลาด ในการเอา GTD ไปใช้ โดยพวกเค้าพยายามที่จะทำ ทั้งห้าขั้นตอนภายในเวลาเดียวกัน ทำให้มันเสียความเป็นระบบไป

ขั้นตอนแรกคือ การรวบรวม ซึ่งชีวิตเรามันก็มีสิ่งที่ต้องทำมากมาย DA จึงแนะนำให้ลด input ให้เหลือน้อยที่สุด เท่าที่จะทำได้ อย่างเช่นระบบของผมจะแบ่งออกเป็น 2 inboxes คือ physical (กระดาษโน้ต) และ email ซึ่งทั้งสองอันนี้ ผมจะใช้ในขั้นตอนรวบรวม

ขั้นตอนรวบรวมมีองค์ประกอบที่สำคัญ 3 อย่าง คือ 1) ทุก input ต้องถูกรวบรวม และเอาออกจากสมองเรา ซึ่งจุดนี้สำคัญกับคนที่จำอะไรมากๆไม่ค่อยได้ (ผมก็เป็น) ยิ่งขั้นตอนนี้ใช้เวลา มากเท่าไหร่ ขั้นตอนที่เหลือก็ต้องใช้เวลามากไปด้วย 2) เราจึงจำเป็นต้องลด inbox ให้เหลือน้อยที่สุด 3) เราจะต้องเคลียร์ inbox ของเราให้ว่างทุกวัน

หลังจากรวบรวม input หมดแล้ว เราสามารถเริ่มขั้นตอนการคิด ซึ่งเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดได้เลย โดยคำถามแรก ที่เราจะถามทุก input คือ “มันเป็นสิ่งที่สามารถทำได้หรือไม่” ถ้าคำตอบคือไม่ เรามีทางเลือกให้มัน 3 ทางคือ

  1. มันคือขยะ ทิ้งมันไปซะ
  2. เรายังไม่ทำตอนนี้้ แต่อาจจะทำในอนาคต เก็บมันไว้ใน Someday/Mayebe List
  3. มันคือข้อมูล ที่เราอาจจะต้องใช้มัน เก็บไว้เป็น Reference

แต่ถ้ามันเป็นสิ่งที่สามารถทำได้ เราจะต้องตัดสินใจว่า

  1. มันคือ project ที่เรากำลังทำอยู่ หรือ
  2. next action (NA) ที่เราต้องทำ

DA ให้ความหมายของ “projects” ไว้ว่างานอะไรก็ตาม ทีต้องมีการกระทำมากกว่า 1 อย่าง เพื่อสำเร็จมัน (อย่าเอาไปปนกับความหมายของ project ที่เราใช้กัน) อย่างเช่น เราจะซื้อคอมเครื่องใหม่ ขั้นแรก เราก็ต้องคิดก่อนว่าจะซื้อมาทำอะไร แล้วจึงกำหนดสเปคออกมา หลังจากนั้นจึงกำหนดงบประมาณ เดินดูราคาของแต่ละร้าน เปรียบเทียบว่าร้านไหนคุ้มค่าที่สุด จึงซื้อมัน จะเห็นว่ามันมีถึง 5 ขั้นตอน เราจึงให้มันเป็น project

next action คือ step ของสิ่งที่จะต้องทำเพื่อที่จะสำเร็จงาน มันเหมือนกับดนตรี ที่ค่อยๆเล่นผ่านจากห้องหนึ่ง ไปยังอีกห้องหนึ่ง เพื่อให้เพลงเล่น และจบได้อย่างสมบูรณ์ ถ้าเรากระโดดข้ามห้องไป จะทำให้เพลงเสียไป ถ้าเรากระโดดข้าม action ไป งานก็อาจจะไม่สำเร็จได้เช่นเดียวกัน เราจึงจำเป็นต้อง

  1. ทำมันซะ ถ้างานนั้นทำให้เสร็จได้ภายใน 2 นาที
  2. วานให้คนอื่นทำ ถ้างานนั้นไม่ใช่งานที่เรา สามารถทำเองได้
  3. เก็บไว้ก่อน ถ้างานนั้นเป็นงานที่เรา สามารถทำเองได้ แต่ต้องใช้เวลามากกว่า 2 นาที เก็บมันไว้ใน next action lists ซึ่งจะอธิบายถึงต่อไป

หลังจากผ่านขั้นตอนการคิด งานหรือ action ทุกอันจะต้องถูกจัดให้อยู่ ที่ใดที่หนึ่งในแปดที่นี้

Trash หรือถังขยะ สำหรับสิ่งที่เป็นขยะ

Someday/Maybe List สำหรับงานที่เรายังไม่ทำตอนนี้้ แต่อาจจะทำในอนาคต

Reference File สำหรับเก็บข้อมูล ที่อาจจำเป็นต่อการทำงานของเรา เช่น รายชื่อลูกค้า สลิปบัตรเครดิต เราอาจใช้ระบบอะไรก็ได้ มาจัดเก็บข้อมูลตรงนี้ แต่ที่สำคัญเราต้องเข้าถึงข้อมูลพวกนี้ ได้เร็วที่สุด เวลาต้องการ

Projects list สำหรับเก็บรายละเอียดงานที่มี action มากกว่า 1 อย่าง ซึ่งส่วนนี้ เราควรจะรีวิวอย่างสม่ำเสมอ และบางงาน อาจจะต้องมีข้อมูล ที่ต้องใช้ประกอบการทำงานนั้น เราจึงอาจเก็บข้อมูลเหล่านั้น ไว้ในนี้ เพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายกว่า Reference file

Next Action list สำหรับเก็บงานที่เราจะทำทันที เมื่อทำได้ แบ่งย่อยออกเป็น context ซึ่งจะอธิบายอีกที ในบทถัดๆไป

Waiting For list สำหรับเก็บงานที่เรา วานให้คนอื่นทำให้ ซึ่งเราควรติดต่อกับคนเหล่านั้น เป็นระยะ เพื่ออัพเดทสถานะ ของงานนั้น

Do it งานที่ใช้เวลาในการทำ น้อยกว่า 2 นาทีให้ทำตอนนั้นเลย

Calendar สำหรับเก็บงาน ที่มีวัน หรือเวลาแน่นอนในการทำ งานที่ไม่มีวัน หรือเวลาแน่นอนในการทำ ควรเก็บไว้ใน Next Action List

เมื่อเราจัดการเรียบร้อยแล้ว งานต่อไปคือการทำมันให้เสร็จ หลังจากทำงานเสร็จ เราควรรีวิวงานที่ำทำ แล้วปรับปรุงมันให้เหมาะสมกับชีวิตของเรา DA แนะนำว่า เราควรรีวิวทุกงานที่ทำ อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง ซึ่งสิ่งนี้เป็นสิ่งที่ยากที่สุด ในการนำ GTD ไปใช้ เพราะการรีวิว เราต้องไล่ดูทุกงานใน 8 ที่ ดูว่ามันอยู่ถูกที่หรือไม่ ถ้าไม่ก็ย้ายไปยังที่ๆเหมาะสม หรืองานไหนที่ทำเสร็จแล้ว ก็เอาออกไปจากระบบ

5 ขั้นตอนนี้ เป็นสิ่งที่สำคัญมากในการ ใช้ GTD ให้ประสบความสำเร็จ การข้ามบางขั้นตอนไป อาจไม่ทำให้ระบบเสีย แต่การละเลย หรือพยายามทำทั้ง 5 ขั้นตอนให้เสร็จพร้อมกัน ภายในทีเดียว อาจทำให้ระบบ และชีวิตของคุณพังลงได้

GTD Primer: Chapter 2 and 2a: Getting Control of Your Life: The Five Stages of Workflow

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s