Getting Things Done #3

Chapter 3: Getting Projects Creatively Under Way: The Five Phases of Project Planning

ความหมายของ “project” ที่ Allen กำหนดไว้คือ งานอะไรก็ตาม ทีต้องมีการกระทำมากกว่า 1 อย่าง เพื่อสำเร็จมัน ซึ่งแตกต่างกับความหมายของ project ที่เราใช้กันทั่วไป

Allen ได้พูดถึง Natural Planning Method ซึ่งเป็นตัวเลือกหนึ่งของ planning model ที่เขาใช้ โดยหลักของวิธีนี้ ยืนอยู่บน กระบวนการจัดการข้อมูล ตามธรรมชาติของชีวิตประจำวัน ของเราทุกคน ซึ่งมีอยู่ 5 ขั้นตอน คือ

  1. กำหนดวัตถุประสงค์ และ หลักปฏิบัติ
  2. มองถึงผลลัพธ์
  3. ระดมสมอง
  4. จัดการ
  5. กำหนด ขั้นต่อไปที่ต้องทำ

ก่อนที่จะสร้าง project คุณต้องถามตัวเองก่อนว่า ทำไมคุณถึงต้องการทำ project นี้ ซึ่งมันจะช่วยเรา ในการกำหนดวัตถุประสงค์ของ project ที่จะช่วยชี้นำความคิด และการกระทำของเรา ตลอด project ผู้คนจำนวนมาก ผู้คนจำนวนมากมักจะทำ projects โดยลืมว่า ทำไมต้องทำมัน การมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน จะช่วยให้เรากลับมา จดจ่อกับสิ่งที่เราต้องทำได้ นอกจากนี้มันยังช่วย เวลาที่เราติดขัด ในการกำหนด ขั้นต่อไปที่ต้องทำของ project หลักปฏิบัติ จะช่วยชี้นำการคิดของคุณ ตลอด project มันจะช่วยกำหนดมาตรฐาน ที่จะทำให้เราประสบความสำเร็จในการทำ project ได้ มาตรฐานเหล่านี้ สามารถเอาไปใช้ใน projects ที่เราทำคนเดียว หรือ project ที่มีคนอื่นร่วมทำด้วย เพื่อช่วยให้คนอื่นรู้ว่า เราคาดหวังอะไรจากพวกเขา ในฐานะ project ‘leader’

หลังจากที่คุญกำหนดวัตถุประสงค์ของ project ของคุณแล้ว ขั้นต่อไป เราต้องคิดว่า ผลลัพธ์ที่เราต้องการใน project คืออะไร ในขั้นตอนนี้ เราจะใช้คำถามว่า อะไร สิ่งนี้ จะช่วยให้เราจดจ่อ กับสิ่งที่เราตั้งใจทำ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด เท่าที่เราจะทำได้ สิ่งหนึ่งที่ Allen เน้นคือ การสร้างผลลัพธ์ ที่ชัดเจน เราจำเป็นต้องรีวิว ขั้นตอนในการทำ projects อยู่เสมอ เพื่อให้มันสำเร็จได้ด้วยดี ถ้าจำเป็น เราควรจัดสรรค์ทรัพยากร ที่จำเป็นในการทำ project ใหม่

ขั้นต่อไปที่ Allen พูดถึงคือ ความเข้าใจใน การระดมสมอง มันไม่ใช่แค่การรวมความคิดทั้งหมด เกี่ยวกับ project ใส่ไว้ในอุปกรณ์อะไรสักอย่าง แล้วก็จบ เพราะขั้นตอนนี้จะนำคุณไปสู่ ขั้นการจัดการ ถ้าทำได้ไม่ดี จะทำให้เราไม่สามารถไปสู่ขั้นการจัดการได้ โดยหนึ่งในเทคนิคที่ Allen มักเอามาใช้ในการระดมสมอง คือ การทำแผนผังความคิด (mind-map) โดยเขียนความคิดหลัก ไว้ที่กลางแผ่นกระดาษ และเขียนความคิดอื่นที่ได้ แตกออกจากความคิดหลัก ใช้เส้นเป็นตัวเชื่อมโยง สิ่งสำคัญที่สุด ที่ต้องจำไว้ในการระดมสมองคือ เราจะไม่ทำการประเมินความคิดที่ได้ ระหว่างที่กำลังระดมสมองอยู่ เพราะเราจะมาทำมันในขั้นการจัดการ หลังจากระดมสมองเสร็จแล้ว

ในขั้นการจัดการ เราจะต้องทำหัวเราให้ว่าง ล้างความคิดที่ได้จากการระดมสมองออกไปก่อน แล้วค่อยๆประเมิน ทีละความคิดจนเสร็จ หลังจากนั้นเราจะต้องดู ลำดับ และความสำคัญของงานที่เราต้องทำ กำหนดออกมาเป็น next actions ทั้งหมด ที่ต้องทำเพื่อจบ project และเก็บไว้เป็นรายการ โดยอุปกรณ์ ที่เราใช้เก็บมีให้เลือกใช้หลายอย่าง ซึ่งเราจะพูดถึงในบทต่อๆไป

จบแล้วสำหรับส่วนแรก ที่เป็นการเกริ่นนำเรื่อง Getting Things Done® บทต่อไป จะเป็นการเตรียมระบบ เพื่อเอา GTD มาใช้ในชีวิตจริงแล้ว

GTD Primer: Chapter 3: Getting Projects Creatively Under Way: The Five Phases of Project Planning

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s